Nors šiuolaikinės technologijos privataus gyvenimo metu praktiškai nepaisė epistolinio žanro, o mes praktiškai nustojome rašyti laiškus draugams, pažįstamiems ir artimiesiems, verslo korespondencija vis dar aktuali. Taip yra todėl, kad verslo laiškas yra teisinis dokumentas, kaip ir kitos tinkamai įvykdytos ir pasirašytos sutartys. Todėl kiekvienas, kuris, vykdydamas oficialias pareigas, dirba susirašinėdamas, turi išmokti rašyti laiškus.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei esame sutarę, kad verslo laiškas yra dokumentas, tai jo dizainas turi atitikti visus standartus ir reikalavimus, keliamus dokumentams. Tai užrašyta ant organizacijos firminio blanko, ant standartinio A4 formato rašomojo popieriaus lapo. Tradiciškai šriftas yra „Times New Roman“arba „Arial“12 dydžio. Kairėje paraštė yra 3 cm, dešinėje - 1,5 cm.
2 žingsnis
Formoje turi būti visa reikalinga informacija apie jūsų atstovaujamą organizaciją: vardas, pavardė, juridinis adresas, banko duomenys ir kontaktiniai faksai, telefonai, el. Pašto adresai.
3 žingsnis
Kairėje nurodykite laiško temą, pabandykite sutalpinti į vieną trumpą frazę. Dešinėje parašykite, kam skirtas laiškas - adresato vardas, inicialai, jo pareigos, organizacijos pavadinimas ir adresas. Pradėkite visus verslo laiškus, kurių adresas yra „Gerbiamasis …“, būtinai parašykite adresato vardą ir pavardę.
4 žingsnis
Prieš pradėdami rašyti laišką, sutelkite dėmesį ir apsvarstykite, kokią mintį, pasiūlymą ar informaciją norite perduoti savo respondentui. Turite suprasti tuos ilgus, painius ir nerišlius laiškus, kurių niekas nenori skaityti.
5 žingsnis
Kad po pirmųjų sakinių jūsų laiškas nebūtų išsiųstas į šiukšliadėžę ar išlipęs atsisakius prenumeratos, pateikite savo tekstą logine seka, kad kiekvienas paskesnis sakinys būtų ankstesnio tęsinys ir būtų užpildytas nauja prasme. Toks laiškas bus skaitomas su susidomėjimu. Be to, pabandykite laikytis 1 tūrio lapo. Tai jūsų sugebėjimo trumpai ir aiškiai išreikšti savo mintis rodiklis, kuris tuoj pat pritraukia adresatą.
6 žingsnis
Laiško tekste pirmąją pastraipą skirkite trumpam klausimo, užduoties aprašymui ir nurodykite priežastį, kodėl reikalingas jos sprendimas. Tada išsakykite savo mintis šiuo klausimu, pateikite pasiūlymų ar tiesiog reikalingą informaciją. Apibendrindami padarykite išvadas ir apibūdinkite pritarimo jūsų pasiūlymui naudą arba trumpai analizuokite anksčiau pateiktą informaciją.
7 žingsnis
Pasirašykite laišką, pateikite parašo nuorašą, nurodydami pareigas ir kontaktinį telefono numerį.
