Pagrindinis renginio tikslas - suteikti informaciją dalyviams arba įgyti tam tikros dalyvių patirties. Idealus renginys yra tarsi laikrodžio mechanizmas - viskas vyksta griežta seka, organizatorių veiksmai yra derinami ir neviršija vienas kito. Tai yra planavimo ir pasirengimo rezultatas, kuris paprastai trunka keletą mėnesių.
Tai būtina
- - mažiausiai penkių darbuotojų personalas
- - renginio biudžetas
Nurodymai
1 žingsnis
Pirmiausia apibrėžkite renginio tikslą ir temą. Tuo remiantis bus sukurta visa tolesnė renginio schema. Renginio tikslas lemia rinkodaros požiūrį ir tikslinę auditoriją, kuriai skirtas renginys.
2 žingsnis
Nuspręskite renginio vietą. Vieta turėtų priklausyti tiek nuo renginio tikslo, tiek nuo dalyvių skaičiaus, tiek nuo numatomo renginio scenarijaus. Svarbu pasirūpinti svečių aptarnavimu. Apsvarstykite keletą variantų ir pasirinkite optimaliausią kainos ir kokybės santykį.
3 žingsnis
Aktyviai reklamuokite renginį. Reklaminė kampanija turėtų prasidėti pusantro mėnesio iki renginio pradžios ir baigtis likus mėnesiui. Lygiagrečiai su ja yra pagrįsta „šaltų skambučių“procedūra kviečiant svečius į renginį. Visos dalyvių sąrašų sudarymo operacijos turi būti atliktos ne vėliau kaip prieš savaitę iki renginio.
4 žingsnis
Pasinaudokite rėmėjų ar aukštųjų pagalba. Tai ne tik sustiprins jūsų verslo ryšius, bet ir suteiks tam tikrą statusą jūsų renginiui. Skirkite laiko šiems asmenims kalbėti, pageidautina renginio pradžioje.
5 žingsnis
Paskirstykite pareigas tarp darbuotojų, dalyvaujančių koordinuojant veiklą. Kiekvienas turėtų aiškiai žinoti savo atsakomybės ratą ir įvykius, kuriuos turėtų kontroliuoti. Neturėtų būti baltų dėmių, visi turėtų turėti savo instrukcijas atspausdintomis formomis ir žinoti jas mintinai.
6 žingsnis
Dieną prieš seminarą būtina iš naujo instruktuoti personalą, vykdantį renginio koordinavimo veiklą. Renginio dieną visi koordinatoriai turi pasirodyti likus bent valandai iki renginio pradžios.
