Dokumentų segimas yra įprasta procedūra raštinės ir biuro aplinkoje. Nepaisant to, kad atrodo paprasta, yra specialūs reglamentai, kurie nustato dokumentų susiuvimo ir jų vykdymo taisykles. Šios taisyklės turėtų būti žinomos, kad į konkursą ar archyvą atsiųsti dokumentai nebūtų grąžinami toliau tvarkyti ir keisti.
Nurodymai
1 žingsnis
Siekiant užtikrinti dokumentų saugumą po mirksėjimo ir užtikrinti, kad jie būtų laikomi teisinga tvarka, visi lapai, išskyrus inventorių, turi būti sunumeruoti. Dokumentai pateikiami chronologine arba abėcėlės tvarka. Vokai su įdėtais lapais yra sunumeruoti prieš įdėtus lapus. Tušti lapai neįtraukiami į bylą ir sunaikinami be numeracijos.
2 žingsnis
Numeruokite dėklo lapus paprastu pieštuku iš viršaus į apačią, palikdami numerius viršutiniame dešiniajame kiekvieno lapo kampe, nepaveikdami teksto. Viršutiniame kairiajame kampe užfiksuokite nuotraukas ir grafiką gale.
3 žingsnis
Jei dokumentuose yra žemėlapių, suklijuotų iš kelių lapų, sunumeruokite juos kaip vieną lapą, nurodydami klijavimo lapų skaičių. Numeracijos pabaigoje atskirame lape parašykite patvirtinimo laišką. Joje nurodykite lapų skaičių ir atskirų dokumentų ypatybes, taip pat jų fizinę būklę.
4 žingsnis
Be to, turi būti parengta pateikto dokumentų rinkinio inventorizacija. Nenumeruokite inventoriaus lapų. Į inventorių įrašykite dokumento pavadinimą, įrašykite inventorizacijos datą, anotaciją, kuri nustato dokumentų rinkinio paskirtį, taip pat surašykite visus dokumentus, atsižvelgdami į lapų skaičių. Inventoriaus pabaigoje įrašykite autoriaus vardą, pavardę ir tėvavardį.
5 žingsnis
Kiekvieno korpuso dangčio dydis turėtų būti 229x324 mm. Pirmame ir paskutiniame dėklo lape prieš siūdami klijuokite plono kartono juostas. Per šias juostas perduodamas laidas. Norėdami užbaigti bylą, naudokite silikatinius klijus.
6 žingsnis
Kairiajame paraštių krašte, neliesdami teksto lauko, simetriškai padarykite tris skylutes su yla arba skylute per visą lapo aukštį, 3 cm atstumu viena nuo kitos. Siuvimui naudokite siuvimo siūlus arba špagatą ir siuvimo adatą.
7 žingsnis
Siuvinėkite dokumentą du kartus, kad įsitikintumėte, jog rinkinys yra tvirtas. Ištraukite sriegio galus iš centrinės skylės paskutinio lapo gale ir suriškite juos mazgu. Ant dėklo užklijuokite lipduką su patikimu užrašu, užklijuokite ir uždarykite mazgą.
8 žingsnis
Palikite siūlų galus laisvus. Sertifikavimo etiketėje turi būti aiškus ir įskaitomas vadovo parašas bei organizacijos antspaudas.
